Préparation, déroulement et compte rendu d’une séance de l’Académie

1. Objectifs des séances

Les séances de l’Académie ont pour but :

– de contribuer à une meilleure connaissance des domaines de la compétence de l’Académie, et des enjeux correspondants :

- en faisant de temps à autre le point sur ces thèmes,
- à partir d’une grille de lecture, en en dégageant des éléments de réflexion et   d’action ;

– éventuellement, d’émettre des avis ou propositions aux autorités et autres décideurs concernés en matière de politique, de recherche et de développement.

Une séance ne saurait se limiter à satisfaire l’intérêt des seuls académiciens. La séance, et ses résultats une fois diffusés, doivent permettre à l’Académie de s’acquitter de ses missions vis-à-vis du monde extérieur, notamment de «faciliter un contact direct avec l’opinion publique », d’« élaborer des contributions originales aux discussions internationales», et d’«exprimer son avis sur toutes les questions relevant de sa compétence, et notamment sur celles dont elle est saisie par le gouvernement». (Titre I, article 1 des Statuts de l’Académie).

2. Choix des thèmes des séances

Les thèmes choisis doivent :

- être pertinents en termes de substance et d’opportunité (d’actualité, ou prospectifs, ou commémoratifs) ;
- être valorisants pour l’Académie ;
- être tels que l’Académie puisse leur apporter une valeur ajoutée ;
- avoir un rapport avec le thème général de l’année académique en cours, s’il en existe un ;
- être tels qu’un animateur, conscient des responsabilités qu’il prend, puisse s’engager à organiser une séance de qualité et à en assurer le suivi ;
- être tels qu’il soit possible de mobiliser des intervenants francophones de qualité ;
- et, éventuellement, être aussi de la compétence d’autres Académies (des sciences, médecine, ...).

3. Préparation et déroulement d’une séance 

     3.1. Séance impliquant une seule section
          3.1.1 Préparation de la séance

Le thème et son «périmètre» sont discutés au cours de réunions de la section très en amont de la date envisagée pour la séance. L’expérience a montré que des auditions d’intervenants potentiels au cours de ces réunions ou en marge de celles-ci peuvent être très utiles. Un animateur, de préférence un membre titulaire ou correspondant national, est désigné par la section.

– Une fois qu’un accord s’est fait sur le canevas conceptuel de la séance, et que l’animateur (ou en son nom, tout autre membre de la section) s’est assuré de la disponibilité des intervenants proposés et de leur acceptation des conditions (originalité de l’exposé, préparation de sa transcription écrite, pas de rémunération ni de prise en charge des frais de déplacement par l’Académie), il prépare avec l’aide du secrétaire une note de présentation de la séance.

– Cette note sera ensuite utilisée par le représentant de la section à la réunion semestrielle du Conseil de pilotage des programmes pour argumenter la séance. Le Conseil peut donner son accord au canevas proposé, ou demander des amendements à celui-ci, et fixe la date de la séance (ou seulement le trimestre ou semestre où elle pourra se tenir si elle est proposée au Conseil très en avance). 

– L’animateur doit rédiger :

- au moins 3 mois avant la séance, un programme définitif de celle-ci avec son titre, le titre des interventions, et le nom et la fonction principale (ou la plus pertinente par rapport au thème de la séance) des intervenants. Il transmet ce programme au secrétariat de l’Académie pour insertion dans le programme semestriel et sur le site ;

- au moins 1 mois avant la séance, une note à l’intention de la presse (en liaison avec le groupe communication) qui sera envoyée par le responsable du groupe aux journalistes les plus susceptibles d’y assister et d’en rendre compte.

– Au moins un mois avant la séance, l’animateur, aidé par le secrétaire et des membres de la section, doit envoyer par courrier électronique le programme de la séance et la note ci-dessus (éventuellement remaniée) au plus grand nombre possible de participants potentiels et d’organismes susceptibles de diffuser l’information.
Il transmet aussi au secrétariat de l’Académie les coordonnées des personnalités à qui une invitation plus officielle signée du secrétaire perpétuel doit être adressée par courrier postal.
On ne saurait trop insister sur le fait qu’une participation nombreuse et de qualité est l’un des critères principaux de succès d’une séance.

– L’animateur s’emploie à obtenir de chaque intervenant, y compris de la personne introduisant la séance :

- au moins deux semaines à l’avance, un résumé explicite et concordant avec l’exposé qui va être présenté qui sera adressé à christine.ledoux@paris.inra.fr 
- éventuellement, le jour de la séance, un diaporama compatible PC pour la présentation orale.

– Autres mesures recommandées :

- L’introduction de la séance préparée par l’animateur (ou le secrétaire de section, ou toute autre personne) doit «planter le décor», et montrer comment la présentation de l’ensemble du thème va être répartie entre les intervenants. Elle n’est pas supposée être une présentation d’un volet additionnel du thème à la différence des interventions proprement dites. Et elle doit être relativement courte pour ne pas prendre un temps indu à ces dernières et aux débats.

Un ou plusieurs membres ou correspondants de la section sont désignés comme responsables de la transcription des débats (par exemple, pour chaque intervenant, un membre de la section peut être chargé de prendre note des questions qui lui sont adressées et des réponses qu’il y apporte).

- En cas de défection de dernière minute d’un intervenant, il sera remplacé par une personne suffisamment compétente sur le sujet de l’exposé (par exemple un confrère), à défaut l’intervention sera annulée.

- Il est utile de préparer une ou deux questions à faire poser par des membres de la section afin de lancer le débat, et de signaler le fait au président.

          3.1.2 Déroulement de la séance 
– L’animateur s’entend à l’avance avec le président sur le déroulement de la séance (durée des communications, organisation des débats, durée totale de la séance - en principe 2 heures, …).
– L’animateur donne rendez-vous aux intervenants et à Christine Ledoux une heure avant le début de la séance afin de :
          - rappeler aux intervenants les modalités du déroulement de la séance ;
         - en présence de Christine Ledoux, installer sur l’ordinateur de la salle des séances les différents diaporamas en version PC. Si les intervenants insistent pour utiliser leur propre ordinateur, il faut leur demander de remettre en place l’installation informatique de la salle à la fin de la séance.

– Pendant le débat, l’animateur veille à ce qu’il soit répondu à chaque question ou commentaire de la salle par l’intervenant le plus qualifié.

– La conclusion, de même que l’introduction, n’est pas censée être un exposé sur un volet additionnel du thème traité, mais doit, sur la base des exposés et des débats, et dans une approche prospective, tirer des enseignements sur les initiatives de recherche et de développement à prendre pour progresser dans la connaissance et l’application dans le thème traité.

     3.2. Séances impliquant deux ou plusieurs sections

Si deux ou plus sections sont concernées, la section la plus impliquée, ou la plus motivée, jouera le rôle de chef d’orchestre, et suivra en les adaptant les recommandations données dans le 3.1 ci-dessus en en respectant l’esprit et la chronologie.

     3.3. Cas des séances libres

Chaque intervention doit avoir son propre animateur dont le rôle est, toutes choses égales par ailleurs, celui décrit en 3.1. ci-dessus. L’animateur est le secrétaire de la section la plus concernée par le thème de l’intervention, ou un membre désigné de celle-ci.

4. Compte rendu d’une séance

     4.1. Normes du texte complet de la communication

L’ensemble texte – figures - tableaux et bibliographie devra représenter environ 30.000 signes, soit sept à huit pages en double interligne (Times New Roman, taille11), et sera envoyé par messagerie électronique sous Word ou Excel pour PC (ou rendu compatible) au secrétariat de rédaction. Des précisions pourront être obtenues auprès de Christine Ledoux (Académie d’Agriculture de France, tél. 01.47.05.34.35, christine.ledoux@paris.inra.fr).
Les figures, tableaux et autres illustrations devront être informatisées et reproductibles en noir et blanc. Ils seront renvoyés à leurs auteurs si leur présentation n’est pas adéquate et aisément lisible.
Les figures (sous Excel) seront numérotées en chiffres arabes avec leurs titre et légende, en français, placés au-dessous. Il en ira de même pour les tableaux mais avec titre et légende au-dessus.
Toute illustration en noir et blanc ou couleur sera acceptée si elle est adressée en forme numérique (jpg).

Les références bibliographiques, placées en fin de communication, seront classées par ordre alphabétique du nom de leur premier auteur et présentées selon les normes en vigueur dans les revues internationales.
Exemples :
- ouvrage : MALECOT G., 1948. – Les mathématiques de l’hérédité. Masson, Paris, 428 p (ou les pages correspondant à la citation).
- article de périodique : DUPONT J.N., 1992. – Molecular biology of methanogens. Ann. Rev. Microbiol., 46, 165-191.

Les références d’articles acceptés pour publication devront être citées comme les autres mais avec la mention « sous presse » à la suite du nom de la revue.

Dans le texte, les noms propres devront figurer en caractères minuscules à l’exception de l’initiale. Les termes en langue étrangère et en latin ou grec seront en italiques. Les unités seront exprimées selon le système international. Les sigles devront être explicités la première fois où ils apparaissent dans le texte, en utilisant les majuscules d’usage ; ils ne comporteront pas de points de séparation ; ex. INRA (Institut national de la recherche agronomique).

     4.2. Publication
Le contenu des séances est publié sur le site Internet de l’Académie www.academie-agriculture.fr .
Il est indispensable que les auteurs fournissent les autorisations de diffusion et de reproduction concernant les textes et leurs annexes. Par ailleurs, ils donneront à l’Académie leurs droits sur la publication de leurs documents.
L’introduction et la conclusion devront comporter chacune de l’ordre de 8.000 signes (environ 2 pages).
Les résumés français paraîtront dans les comptes rendus et seront disponibles sur le site et consultables par quiconque.
La lecture de la communication complète nécessite de disposer d’un numéro d’entrée délivré pour chaque année civile (voir modalités sur le site). Les auteurs de présentations en séance obtiendront, pour la durée de l’année civile, un login et un mot de passe permettant d’avoir accès à l’ensemble du site.

Aucun tiré à part ne sera fourni.